نگارش فارسی

آموزش تایپ ده انگشتی
  1. خانه
  2. پایگاه دانش
  3. نگارش فارسی
  4. اصول نامه‌نگاری اداری
  5. رونوشت در نامه اداری

رونوشت در نامه اداری

رونوشت در لغتنامه به معنای نوشته‌ای است که از روی نوشته‌ای دیگر می‌نویسند. در ساختار نامه اداری رونوشت تنها زمانی ضرورت پیدا می‌کند که نیاز است واحد اداری، شخص یا اشخاصی (غیر از گیرنده اصلی) آن را مطالعه یا پیگیری کنند. پس در واقع هدف از کپی یا رونوشت نامه اداری، اطلاع‌رسانی به اشخاص دیگر و یا سپردن جریان کار به فرد یا واحد دیگر به منظور انجام اقدامات لازم است.

معمولاً هر نامه اداری در حالت عادی، در دو یا سه نسخه تهیه می‌شود:

  1. نسخه اصلی برای گیرنده
  2. نسخه دوم برای بایگانی
  3. نسخه سوم برای اقدام‌کننده

نکته: چنانچه فرد اقدام‌کننده و گیرنده نامه اداری یک نفر باشند، نیازی به تهیه کپی یا رونوشت سوم نیست.

چند نکته مهم در نوشتن رونوشت

برای درج رونوشت در یک نامه اداری بهتر است نکات زیر را رعایت کنید:

1- جای رونوشت در نامه اداری، در حاشیه سفید زیر متن نسخه اصلی نامه و بدون فرورفتگی است.

نکته: در مواردی به منظور حفظ تمیزی نسخه اصلی، پانویسِ ارجاع به مقامات یا واحدهای دیگر را در رونوشت‌های بعدی می‌نویسند که از نظر اخلاق اداری و حرفه‌ای صحیح نیست. بهتر است خوانندگان نامه از سایر افراد و واحدهایی که در جریان نامه اداری قرار گرفته‌اند مطلع شوند. تنها در صورتی نوشتن نام گیرندگان بعدی روی نسخه اصلی انجام نمی‌گیرد که مقصد و گیرنده نامه بیرون از سازمان یا اداره باشد. در این صورت نام سایر گیرندگان روی رونوشت‌های بعدی نوشته می‌شود.

2- توجه داشته باشید که بهتر است رتبه سازمانی افراد یا واحدها به ترتیب و بر حسب درجه‌بندی اداری آن‌ها در قید رونوشت رعایت شود. یعنی ترتیب ارسال به آن اشخاص یا واحدها و اولویت قید نام آن‌ها در پانویس نسخه اصلی حتماً در نظر گرفته شود.

3- از ارجاع غیرضروری نامه به اشخاص و واحدهای دیگر خودداری کنید. رونوشت‌های اضافی می‌تواند زمان و دقت بررسی موضوع را کاهش دهد. همچنین با دخالت افراد غیرضروری امکان ایجاد اختلال در روند اداری پیگیری موضوع به‌وجود می‌آید.

4- اقدام لازم هر گیرنده در رونوشت باید ذکر شود تا روند پیگیری نامه سریع‌تر شود. مثلا؛

واحد منابع انسانی برای اطلاع و آمادگی لازم
واحد حسابداری برای اطلاع و تنظیم لیست پرسنل مشمول

5- کلیه نسخه‌های رونوشت حتی نسخه‌ای که به بایگانی ارسال می‌شود، باید دارای امضای اصل باشند و اکتفا به مُهر درست نیست. رونوشت‌های نامه به اندازه نسخه اصلی ارزش بررسی دارند، بنابراین مثل نامه اصلی با امضای اصل فرستنده اعتبار و رسمیت پیدا می‌کنند.

6- چنانچه لازم باشد مقامات ارشد کشوری از محتوای یک نامه اداری مطلع شوند، از نوشتن نام آن افراد به شیوه‌ مرسوم ارجاع رونوشت نامه اداری خودداری می‌کنیم. در این صورت باید نسخه جداگانه‌ای از نامه برای آن مقامات یا سازمان‌های ارشد تهیه و ارسال شود.

7- نوشتن بخش رونوشت را با عبارت رونوشت به و با یک علامت خط تیره – آغاز کنید. مانند:

رونوشت به: - امور عمومی جهت بررسی و اقدام
               - واحد حسابداری جهت تسلیم لیست

7- بهتر است فونت رونوشت را از فونت اصلی متن کوچکتر کنید. مثلا اگر سایز فونت اصلی نامه شما 14 است، رونوشت‌ها را با فونت 12 یا 11 بنویسید (این اعداد می‌توانند در شیوه‌نامه نگارش نامه اداری سازمان شما متفاوت باشد.)

یک یادآوری مهم

تایپ ده‌انگشتی مهارتی است که همه به آن نیاز داریم. آن را با آسان‌ترین و بهترین روش بیاموزید.

همین الان یادگیری تایپ ده‌انگشتی را شروع کنید!

utype_ir

یوتایپ | آموزش تایپ ده‌انگشتی

در اینستاگرام، کلی مطالب آموزشیِ جالب و مفید برایتان داریم 👇

صفحه ما را ببینید
لوگوی یوتایپ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *