1. خانه
  2. پایگاه دانش
  3. اصول نگارش
  4. اصول نامه‌نگاری اداری
  5. ویژگی‌های سربرگ در نامه‌ اداری

ویژگی‌های سربرگ در نامه‌ اداری

اگر شما برای کسب و کارتان به یک سربرگ احتیاج دارید اما ویژگی‌های آن را نمی‌دانید، توصیه می‌کنیم این مقاله را مطالعه کنید.

سربرگ یا سرلوحه نمایانگر هویت یک نامه اداری است و می‌تواند به نامه‌نگاری‌های شما نظم ببخشد. از طرفی استفاده از سربرگ در نامه‌نگاری‌ها، باعث افزایش امنیت مکاتبات می‌شود. چون هر شرکت یا مجموعه‌ای فقط مجاز است از سربرگ های خودش استفاده کند و به این صورت اجازه کپی‌برداری از آن، از دیگران سلب می‌شود. 

utype_ir

یوتایپ | آموزش تایپ ده‌انگشتی

در اینستاگرام، کلی مطالب آموزشیِ جالب و مفید برایتان داریم 👇

صفحه ما را ببینید
لوگوی یوتایپ

باید توجه داشته باشید که سربرگ‌های ادارات دولتی عموما به صورت چاپی و از پیش آماده در تمام ادارات و سازمان‌ها موجود است؛ اما هر کسب و کار یا شخص یا نهاد حقوقی می‌تواند به صورت جداگانه برای خودش سربرگ طراحی کند تا در مکاتبات اداری، صدور پیش‌فاکتور و یا برای درج قراردادها از آن استفاده نماید.

ویژگی‌های کاغذ سربرگ

بهتر است اطلاعات کلی سربرگ بیش از یک پنجم فضای کاغذ را اشغال نکند. کاغذهای سربرگ معمولا به صورت یک رو و در دو ابعاد A5 و A4 طراحی می‌شود. در انتخاب کاغذ مناسب برای چاپ سربرگ دقت کنید؛ زیرا کاغذهای کم ضخامت قیمت کمتری دارند اما ممکن است در حین پرینت کردن نامه، دچار پارگی یا چروکیدگی شوند. بنابراین کاغذهای تحریر 80 و 100 گرم مناسب‌ترین کاغذها برای چاپ سربرگ هستند. همچنین بهتر است زمینه کلی کاغذ سربرگ سفید باشد تا در صورت نیاز به تهیه کپی سیاه و سفید از سربرگ، قسمت‌های رنگی دچار سیاهی نشوند.

اجزای سربرگ

به طور کلی، سربرگ حاوی اطلاعات پایه و اساسی فرستنده نامه است و طراحی آن باید عاری از هرگونه المان‌های بصری شلوغ و اضافی باشد، اما اغلب بخش‌های زیر در طراحی سربرگ مورد توجه قرار می‌گیرد:

قسمت آغازین

بهتر است قسمت آغازین نامه دست‌کم 2 تا 3 سانتی‌متر از لبه‌های کاغذ فاصله داشته باشد تا اگر نیاز به برش، منگنه یا پانچ بود، این قسمت‌ها از بین نروند.

قسمت آغازین سربرگ شامل بخش‌های زیر است:

لوگو و اسم سازمان، نهاد یا کسب و کار

لوگو معمولا در سمت راست کاغذ درج می‌شود اما ممکن است بسته به سلیقه طراح، در جای متفاوتی قرار بگیرد. بهتر است در کنار اسم مجموعه، زمینه فعالیت هم ذکر شود که به برندسازی کمک کند.

گاهی در طراحی سربرگ، لوگو علاوه بر بخش آغازین در قسمت میانی کاغذ و به صورت محو قرار می‌گیرد. دقت کنید که در این صورت لوگو باید به قدری کمرنگ باشد که پس از چاپ متن اصلی نامه روی آن، با کلمات نامه تداخل پیدا نکند و باعث ناخوانا شدن آن نشود. چاپ لوگو در بخش میانی کاغذ به برندسازی شما کمک می‌کند.

تاریخ، شماره و پیوست نامه

سه قسمت تاریخ، شماره، پیوست بخش‌هایی هستند که با همین ترتیب و زیر هم باید نوشته بشوند و باید جلوی آنها از علامت دو نقطه (:) استفاده کرد. همچنین باید فضایی جلوی آن درنظر گرفته شود که اعداد و ارقام مربوط به این بخش‌ها نوشته شوند. معمولا از فونت 10 برای این طراحی این بخش استفاده می‌شود که این موضوع نیز ممکن است بسته به نظر طراح و ابعاد کاغذ تغییر پیدا کند.

قسمت میانی

بخش میانی به پیکره اصلی سربرگ اختصاص پیدا می‌کند که متن اصلی نامه در انجا تایپ می‌شود.

نام و یاد خدا

این عبارت معمولا در وسط صفحه قرار می‌گیرد. بهتر است از عبارت‌های رسمی در این قسمت استفاده کنید و نام و یاد خدا را به شکل جملات ادبی و شاعرانه برای نامه‌های دوستانه درنظر بگیرید. می‌توانید از عبارت‌های به نام خدا، بسم‌الله الرحمان‌ الرحیم و بسمه‌تعالی نیز استفاده کنید.

نکته: در برخی موارد این بخش در طراحی‌ها نوشته نمی‌شود و درج آن را بر عهده نویسنده نامه می‌گذارند.

قسمت پایانی

در بیشتر مواقع، قسمت پایانی نامه شامل موارد زیر است:

  • شعار تبلیغاتی
  • شماره تلفن و فکس (بهتر است پیش شماره تلفن ثابت را در این بخش درج کنید. برای مثال: 88888-021)
  • ایمیل
  • سایت
  • آدرس پستی

نکته: ممکن است بعضی از شرکت‌ها شماره تلفن، آدرس یا شعار تبلیغاتی خود را نیز در قسمت سرلوحه چاپ کنند؛ ولی به طور معمول آدرس و شماره تلفن به‌طور جداگانه در بخش انتهایی نامه چاپ می‌شود.

نحوه پرینت نامه روی کاغذ سربرگ

اگر قصد دارید که روی یک سربرگ از پیش چاپ شده، نامه‌ای را پرینت کنید بهتر است فاصله اولین سطر نامه خود را از لبه بالایی کاغذ اندازه بگیرید و تنظیمات صفحه را در فایل متنی تغییر بدهید. برای این کار لازم است وارد برنامه Word شوید و از قسمت سربرگLayout  و بخش Margims عدد موجود در قسمت Top را تغییر بدهید.

توی دستت چند انگشت داری؟

تایپ ۲ انگشتی و ۴ انگشتی مبتدی و کُنده. تایپ ده‌انگشتی رو ساده و حرفه‌ای یاد بگیر.

برای شروعِ رایگانِ آموزش اینجا کلیک کن

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *