یوتایپ 
هر متنی اعم از نامه اداری و غیره، برای انتقال مفهومی خاص و با موضوعات متفاوت نوشته می‌شود. بنابراین اگر از ساختار و نظم خاصی تبعیت نکند ممکن است کارکرد اصلی خود را از دست بدهد و خواننده را برای دریافت پیام اصلی با مشکل مواجه کند. این امر درباره نامه‌های اداری نیز صدق می‌کند. بنابراین باید بدانید که هر نامه اداری باید مشتمل بر سه قسمت باشد:
- مقدمه
- محتوا یا پیام اصلی
- نتیجه یا پایان نامه اداری
مقدمه نامه اداری
مقدمه نامه اداری که بخش آغازین آن است، دو کارکرد دارد:
- آماده‌سازی ذهن خواننده برای ورود به موضوع اصلی
- به جا آوردن آداب معاشرت و احترام و احوالپرسی
در نامه‌های دوستانه و یا با موضوعات عاطفی ممکن است شروع این بخش با یک قطعه ادبی یا شعر یا یک نکته لطیف نشانه نکته‌سنجی و خوش‌طبعی نویسنده باشد. ولی طبعاً یک نامه رسمی با هدف انجام کار، مقدمه‌ای متناسب با محتوای خود را می‌طلبد.
برای مثال برای نوشتن یک نامه اداری با هدف درخواست، ابتدا لازم است که به معرفی مشخصات فردی و سوابق شغلی یا جایگاه اداری خود بپردازیم. زیرا اولین موردی که ذهن گیرنده با ملاحظه موضوع نامه به دنبال آن می‌گردد این است که درخواست از طرف چه کسی با چه پیشینه‌ای است و آیا با توجه به این موارد قابلیت بررسی بیشتر دارد یا خیر.
اینجانب، لیلا فرهمند، متولد 30/4/70، دارای مدرک کارشناسی ارشد در رشته انفورماتیک دانشگاه آزاد، با تجربه خدمت در سه شرکت ...، ... و ... و دارای مهارت‌هایی که مدارک آن به پیوست ارائه شده است...
همانطور که می‌بینیم، فرد درخواست‌کننده شغل، در مقدمه نامه خود به معرفی مشخصات فردی و ارائه سوابق شغلی و مدارک مهارت‌های مرتبط خود پرداخته است و یا؛
اینجانب علی صدیقی، کارمند اداره تعمیرات و نگهداری به شماره پرسنلی 1154289، طبق آیین‌نامه شماره ... ابلاغ شده در تاریخ ... و بر اساس مدارکی که به پیوست ارائه می‌شود واجد شرایط دریافت وام مسکن هستم...
در مثال دوم نیز فرد درخواست‌کننده از کارکنان اداره بوده و تقاضایی در چارچوب قوانین اداری دارد. بنابراین نامه را با ارائه مشخصات و مدارک شغلی خود آغاز کرده است.
پس نتیجه می‌گیریم که نامه‌های اداری با محتوای درخواستی را با معرفی خود به عنوان شخص درخواست‌کننده آغاز می‌کنیم و اطلاعات فردی یا شغلی خود را بسته به جایگاه خود و نوع درخواست در مقدمه نامه ارائه می‌کنیم.
همچنین باید توجه داشته باشید که در نوشتن یک نامه اداری در نظر گرفتن موقعیت و سلسله مراتب گیرنده نامه بسیار اهمیت دارد زیرا این امر می‌تواند مشخص کنننده ادبیات مورد نیاز در نوشتن نامه باشد. در خصوص اشاره مناسب به گیرنده، توضیحاتی در قسمت عنوان نامه اداری در یوتایپ نوشته‌ایم.
مبتدی به نظر نرس!
تایپ ۲ انگشتی و ۴ انگشتی مبتدی و کُنده. تایپ ده‌انگشتی رو آسون ولی حرفه‌ای یاد بگیر.
شروعِ رایگانِ آموزش تایپ دهانگشتیمتن اصلی نامه اداری
بدیهی است که ادبیات نامه متناسب با انواع محتوای آن متفاوت است و باید به آن توجه کنیم. مثلاً در نامه‌های درخواستی باید در کاربرد افعال امری مراقبت کنیم که حالت دستوری و جسارت‌آمیز پیدا نکند. ضمن آنکه در طرح تقاضا برای رعایت ادب خود را به ورطه چاپلوسی و خاکساری و تحقیر در مقابل مخاطب نامه نیز نیندازیم و باید به منظور احترام به مخاطب، جملاتی را که در نامه‌های اداری به شخص نگارنده برمی‌گردد با فعل سوم شخص بنویسیم.
نمونه مناسب نامه درخواست
... خواهشمند است مدارک اینجانب را که به پیوست ارائه شده بررسی و در صورت امکان (یا صلاح‌دید) دستورات لازم را مبذول فرمایید.
در این خصوص دستور مساعد جنابعالی راهگشا خواهد بود.
چنانچه نامه دستوری و از مقامات بالا به پایین باشد، معمولاً جملات دستوری را این‌گونه آغاز می‌کنیم:
لازم است که...
مقتضی است که...
لطفاً مورد ... بررسی شود.
نمونه‌های نامناسب متن نامه درخواست
حالت چاپلوسانه و خودتحقیری
حقیر عاجزانه تمنای پیگیری عاجل دارم و پیشاپیش از الطاف گرانمایه جنابعالی نسبت به جان‌نثار کمال امتنان و تشکر را دارم
حالت دستوری
لطفاً هرچه زودتر نسبت به پیگیری درخواست اینجانب اقدام شود.
نکته: سعی کنید جایگزین‌های مناسبی برای عبارت‌های پیچیده که به فرهنگ نامه نگاری اداری فارسی رخنه کرده است، بیابید.
| عبارت عربی | جایگزین فارسی |
|---|---|
| مورخ | به تاریخ |
| کمال امتنان را دارم | بسیار سپاسگزارم |
| مستدعی است | درخواست یا تقاضا دارم |
| خاطر عالی مستحضر است | همانطور که اطلاع دارید |
| به طریق مقتضی اقدام گردد | اقدام لازم صورت گیرد |
| حتی‌الامکان | در صورت امکان |
| فوق‌الاشاره | یادشده |
| ذیل‌الذکر | در ادامه ملاحظه می‌کنید(می‌فرمایید) |
| بسمه تعالی | باسمه تعالی |
نکته: همچنین آشنایی به درست‌نویسی فارسی، استفاده صحیح از علائم نگارشی و ویرایشی، اصول نامه‌نگاری اداری و ادبیات ویژه آن برای نوشتن یک متن روان و رسا و در شأن شما و انتقال پیام به بهترین نحو ممکن ضرورت دارد.
پایان نامه اداری
دقت به نگارش صحیح نتیجه و اینکه چگونه یک نامه اداری را به پایان برسانیم به دو دلیل اهمیت دارد؛ اول نوع تأثیرگذاری ما بر مخاطب نامه است که می‌تواند بر کم و کیف احساس وظیفه وی در پیگیری نامه اثرگذار باشد و دوم اینکه ما باید بتوانیم در پایان‌بندی نامه اداری با صراحت در بیان آنچه که باید انجام شود، ذهن خواننده را به سمت بهترین تصمیم در این مورد هدایت کنیم. همچنین رعایت ادبیات سلسله مراتب درپایان‌بندی نامه‌های اداری، مثل آداب‌دانی در معاشرت می‌تواند شما را فردی آگاه و نکته‌سنج نشان دهد و تأثیر نامه را بر مخاطب آن دوچندان کند.
بنابراین نوشتن نامه به مقام بالاتر، مقام هم‌ردیف و مقام پایین‌تر، هریک تفاوت‌هایی دارد که برای شما شرح می‌دهیم:
نامه‌نگاری به مقام بالاتر
در نوشتن نامه به مقام بالاتر، ضمن کاربرد کلمات محترمانه، معمولاً خواسته خود را با فعل سوم شخص به اطلاع گیرنده می‌رسانیم و از جملاتی مشابه مثال‌های زیر می‌توانیم استفاده کنیم:
به اطلاع می‌رساند...
توجه آن مقام را به این موضوع معطوف می‌دارد...
خواهشمند است پیگیری لازم را مبذول فرمایید...
خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات مقتضی به عمل آید...
نامه‌نگاری به مقام هم‌ردیف
لطفاً با درخواست وام ... موافقت شود
خواهشمند است اعلام نمایید ...
نامه‌نگاری به مقام پایین‌تر
لازم است هرچه سریعتر اقدام شود...
مقتضی است که مطابق با آیین‌نامه انجام شود...
نکته: بهتر است پایان‌بندی و نتیجه‌گیری نامه را در یک بند جداگانه بنویسیم تا تأثیر بصری و ذهنی آن بر مخاطب بیشتر شود و توجه خواننده را به منش و جایگاه شخصیتی و اداری نگارنده جلب کند.
در پایان نامه نیز بهتر است با به کار بردن جملاتی سپاسگزارانه استفاده کنید تا تأثیرگذاری کلام شما افزایش یابد و احساس خوبی به خواننده منتقل کند. برای نمونه و با توجه به هدفتان از نوشتن نامه می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید:
از حسن توجه شما سپاسگزارم.
با آرزوی توفیق و سلامتی برای شما.
به امید فراهم شدن امکان همکاری‌های بیشتر.
از همکاری شما کمال تشکر را دارم.