1. خانه
  2. پایگاه دانش
  3. اصول نگارش
  4. اصول نامه‌نگاری اداری
  5. انواع نامه اداری از نظر محتوا

انواع نامه اداری از نظر محتوا

انواع نامه اداری را از نظر محتوا می‌توان تقسیم‌بندی کرد. زیرا بخش اصلی هر نامه، محتوای آن است که با برقراری ارتباط، موضوعی را بیان می‌کند. مکاتبات اداری با اهداف گوناگونی صورت می‌گیرند. توجه به این موضوع در کنار رعایت اصول نامه‌نگاری اداری، می‌تواند در انتخاب لحن مناسب در نوشتار اثر بگذارد. مجموع این عوامل بر کیفیت و سرعت پیگیری نامه نیز اثرگذار است. در این مقاله با انواع محتوای نامه‌های اداری آشنا می‌شویم.

انواع نامه اداری به لحاظ محتوایی معمولاً در 5 قالب عمده تنظیم می‌شوند:

نامه‌های اداری با هدف اطلاع‌رسانی

این شکل از محتوای نامه اداری می‌تواند از سوی مقام بالا به مقام پایین و یا بالعکس انجام شود. نامه‌های اداری خبری که از مقام پایین‌تر به مافوق نوشته می‌شود، معمولاً شامل مواردی نظیر گزارش مراحل روند انجام یک فعالیت یا پروژه خاص، یا اطلاع‌رسانی در خصوص مواردی است که لازم است مقام بالای اداره یا سازمان از آن مطلع باشند:

نامه‌های خبری که از سوی مقام مافوق نوشته می‌شود، می‌تواند شامل مواردی مثل اطلاع‌رسانی تغییر مدیران یا روندهای خاص اداری مانند احکام عزل یا انتصاب باشد. همچنین قسمتی از نامه‌های خبری نیز ممکن است بین سازمان‌ها یا از سوی سازمان‌ها خطاب به ارباب‌رجوع به منظور اطلاع‌رسانی تغییرات پیش آمده در شیوه‌ پیگیری امور نوشته شوند. در حالت دوم معمولاً نامه‌ها به همراه شیوه‌نامه‌ی جدید بر روی بُرد ادارات و در معرض دید ارباب رجوع نصب می‌شود.

مبتدی به نظر نرس!

تایپ ۲ انگشتی و ۴ انگشتی مبتدی و کُنده. تایپ ده‌انگشتی رو آسون ولی حرفه‌ای یاد بگیر.

شروعِ رایگانِ یادگیری تایپ ده‌انگشتی

نامه‌های اداری با هدف هماهنگی

این شکل از نامه‌ها معمولاً شامل مکاتبات اداری رد و بدل شده بین کارمندان یا واحدهای هم‌رده از نظر رتبه سازمانی است. همانطور که از عنوان آن برمی‌آید، این مکاتبات به منظور هماهنگی موارد خاص درمورد انجام وظایفی انجام می‌شود که نیاز به مشارکت واحدها یا افراد مختلف دارد. به طور مثال در هنگام برگزاری همایش به میزبانی یک اداره، نامه‌های هماهنگی این رویداد میمکن است بین واحدهای روابط عمومی، کالا و فنی رد و بدل شود.

نامه‌های اداری دستوری

انواع ابلاغیه‌های سازمانی که از رده‌ی مدیران خطاب به واحدهای میانی و پایینی فرستاده می‌شود و حالت امری دارد در این رده از نامه‌های اداری قرار دارند. دستوراتی در خصوص تغییر ساعات کار اداری، نحوه ارائه خدمات، ضرورت رعایت شیوه‌نامه‌های بهداشتی در زمان شیوع بیماری‌های همه‌گیر، صرفه‌جویی در مصرف برق، کاغذ و امثال آن یا دستور پیگیری موارد خاص به افراد یا واحدها را می‌توان در این مورد مثال زد.

نامه‌های اداری بازدارنده

این نامه‌ها نیز غالباً از واحدهای بالای اداری به مراتب پایین‌تر فرستاده می‌شود تا در صورت لزوم جلوی اقدام یا ادامه‌ی روندی خاص را بگیرد. مثلاً ممکن است بخواهند جلوی آغاز یک پروژه را برای انجام بررسی‌های بیشتر بگیرند یا مانع از ادامه‌ یک روند خاص در ارائه خدمات اداری باشد.

نامه‌های اداری درخواستی

اغلب نامه‌های اداری بین سازمان‌ها، واحدهای اداری و نامه‌های وارده به سازمان‌ها از سوی افراد حقیقی جنبه‌ درخواستی دارند. محتوای این نامه‌ها دربرگیرنده‌ تقاضایی از شخص یا واحد یا سازمان گیرنده نامه است. از انواع این نامه‌ها می‌توان به نامه درخواست امریه، نامه تقاضای همکاری یا استخدام، نامه درخواست وام و امثال آن اشاره کرد.

در نگارش نامه اداری با اهداف و محتواهای مختلف، نشانه‌گذاری و رعایت نکات نگارشی بسیار حائز اهمیت است. باید با اصول نگارش و خصوصیات متن نامه اداری نیز آشنا بود که در یوتایپ به طور جداگانه به این موضوع نیز پرداخته‌ایم.

یک یادآوری مهم

تایپ ده‌انگشتی مهارتی است که همه به آن نیاز داریم. آن را با آسان‌ترین و بهترین روش بیاموزید.

همین الان یادگیری تایپ ده‌انگشتی را شروع کنید!

utype_ir

یوتایپ | آموزش تایپ ده‌انگشتی

در اینستاگرام، کلی مطالب آموزشیِ جالب و مفید برایتان داریم 👇

صفحه ما را ببینید
لوگوی یوتایپ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *