ساختار نامه اداری

دانستن درمورد ساختار نامه اداری مهم است. چون کمک می‌کند تا اشراف ذهنی بهتری به ترکیب‌بندی آن داشته باشیم و در نتیجه خروجی منسجم‌تری به دست خواهد آمد. به همین ترتیب، پیام اصلی به طریقی هرچه روشن‌تر به گیرنده نامه انتقال پیدا می‌کند. این موضوع می‌تواند به دقت و سرعت رسیدگی به امور هم تاثیر ویژه‌ای داشته باشد. 

با این مقدمه بپردازیم به ساختار محتوایی نامه اداری که به ترتیب شامل شش بخش اصلی است:

1. سربرگ یا سرلوحه
2. موضوع
3. گیرنده و فرستنده
4. متن نامه
5. امضا و مشخصات امضاکننده
6. رونوشت (در صورت نیاز) 

سربرگ یا سرلوحه در نامه اداری

سربرگ در بالاترین قسمت برگه قرار دارد. سربرگ‌های هر اداره معمولا منحصربه فرد است و معمولاً از پیش، طراحی و چاپ شده است. سربرگ عموماً از راست به چپ شامل لوگوی مخصوص اداره، نام خدا و محل درج تاریخ، شماره و پیوست است. گاهی سربرگ شامل آدرس، شماره تلفن و نشانی‌ پست الکترونیکی و پایگاه اینترنتی شرکت، اداره یا سازمان نیز می‌شود که که معمولاً این بخش‌ها در پایین‌ترین قسمت برگه به صورت چاپی درج می‌شود. می‌توانید برای کسب اطلاعات بیشتر مقاله ویژگی‌های سربرگ در نامه اداری را در سایت یوتایپ بخوانید. همچنین درمورد نکات درج شماره، تاریخ و پیوست در نامه اداری، به طور جداگانه و کامل شرح داده‌ایم.

موضوع یا عنوان در نامه اداری

این بخش بیشتر در مکاتبات اداری سازمان‌های دولتی و به دو منظور لحاظ می‌شود:

1- به منظور سرعت در پیگیری و ارجاع نامه به واحد یا شخص مسئول پیگیری

2- دوم به دلیل کمک کردن به طبقه‌بندی نامه در دبیرخانه

موضوع نامه اداری عموماً یک عبارت کوتاه و بیانگر محتوای نامه است. مثلاً نشان می‌دهد که نامه مربوط به خرید کالا، حکم انتصاب یا انتقال یا عزل یک کارمند یا هر مورد دیگر است. موضوع نامه اداری معمولاً پایین‌تر از سربرگ، سمت راست و قبل از نام گیرنده و فرستنده نوشته می‌شود. جزئیات بیشتر درمورد موضوع یا عنوان در نامه اداری را در یوتایپ مطالعه کنید.

گیرنده و فرستنده در نامه اداری

این قسمت، زیر موضوع و قبل از شروع محتوای اصلی نامه اداری قرار می‌گیرد. درمورد اشاره به نام گیرنده و نویسنده در نامه‌های اداری نکات و ظرایف بسیاری وجود دارد که در بخش موضوع یا عنوان در نامه اداری به تفصیل توضیح داده‌ایم. این ظرایف و نکات در مواردی حتی شامل لزوم یا عدم لزوم درج نام فرستنده یا گیرنده، ترتیب قرارگیری آن‌ها و حتی ادبیاتِ اشاره به این نام‌ها نیز می‌شود. رعایت این نکات، اعتبار شما را به عنوان نویسنده نامه افزایش می‌دهد و نکته‌سنجی، تمرکز نویسنده بر اصل کار و نه پرداختن به حواشی چاپلوسانه با اهداف خارج از چارچوب انجام وظیفه را می‌رساند. لحن چاپلوسانه در مخاطب قرار دادن گیرنده حتی ممکن است تسلط و اهتمام نگارنده بر انجام وظایف اداری را در نظر خواننده مورد تردید قرار دهد. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم حتماً این نکات را ذیل عنوانی که گفته شد در سایت یوتایپ مطالعه کنید.

متن نامه اداری

پس نامه اداری را در سربرگ و با ذکر عنوان، نام گیرنده و فرستنده می‌نویسیم. در این بخش به متن اصلی نامه اداری می‌رسیم که تقریباً در قسمت میانی برگه قرار می‌گیرد. پیام اصلی و مقصود نامه اداری در قسمت متن آن نوشته می‌شود. متن نامه اداری نباید خیلی بلند و یا خیلی کوتاه باشد. در واقع باید به طور واضح و روشن و بدون ابهام، پیام اصلی فرستنده را به گیرنده نامه برساند.

چنانچه نامه اداری در پاسخ یا پیگیری نامه‌های دیگری نوشته می‌شود یا به ماجرا و مسأله‌ خاصی می‌پردازد، می‌توانیم از طریق عطف یا پیرو، در ابتدای نامه و پس از ادای احترام به گیرنده نامه اشاره کنیم.

امروزه با وجود ابزارهای تایپ و انواع چاپگرها که جزو لوازم حتمی دفاتر اداری هستند، انتظار می‌رود که متن نامه اداری به صورت تایپ شده، با فونت مناسب و بدون غلط املایی یا تایپی باشد. آموختن تایپ ده‌انگشتی می‌تواند به شما کمک کند تا کمتر دچار غلط‌های تایپی شوید. اگر هم به ابزار تایپ و چاپ دسترسی نداشتید، می‌توانید متن نامه را با خطی خوانا و تمیز، بدون خط‌خوردگی و با استفاده از خودکار آبی یا مشکی روی کاغذی بدون خط بنویسید.

برای خوانایی بهتر، از علائم نگارشی استفاده کنید. اگر کاربرد علائم نگارشی فارسی را به درستی نمی‌دانید می‌توانید در بخش نشانه‌گذاری و علائم ویرایشی کاربردهای هریک از علامت‌ها را مطالعه کنید.

امضا در نامه اداری

در ساختار نامه اداری، باید امضا را هم در نظر گرفت. زیرا نامه اداری بدون امضاء یا مهر فرستنده یا در مواردی خاص، اثر انگشت وی، اعتبار و وجاهت پیگیری ندارد و می‌تواند نادیده گرفته شود. محل امضای نگارنده یا فرستنده نامه پس از متن نامه، به فاصله سه سطر در قسمت پایین و سمت چپ است. در این قسمت، نام و نام خانوادگی در سطر اول و در سطر بعد، عنوان اداری یا مشخصات سازمانی نوشته می‌شود؛ سپس امضا شخصی و مُهری که نشان‌دهنده نام شما یا واحد اداری‌تان یا سمت شما باشد، ذیل این موارد به شکلی که نام و عنوان نگارنده پوشانده نشود درج می‌کنیم.

معمولاً فرستندگان نامه در این قسمت، تاریخ نگارش نامه را نیز به صورت دستی می‌نویسد که در صورت درج تاریخ توسط دبیرخانه این مورد در مکاتبات اداری ضرورتی ندارد. اما چنانچه به عنوان یک شخص حقیقی بیرون از سازمان به یک اداره نامه می‌نویسید، بهتر است تاریخ نگارش نامه را ذیل امضای خود در این قسمت درج کنید.

سعی کنید که یک امضای منحصر به فرد و غیرکلیشه‌ای را برای خود انتخاب کنید که امکان جعل آن توسط دیگران به حداقل برسد و با اولین نگاه، شما را به عنوان نویسنده نامه قابل تشخیص و از دیگران متمایز کند. از آنجایی که نامه‌های کاغذی معمولا به صورت دستی و غالبا با خودکار آبی و مشکی، یا چنانچه متن نامه به صورت دستی نوشته شده باشد ترجیحاً با خودکار همرنگ متن نامه امضاء می‌شود. ولی در سیستم‌های نوین اتوماسیون اداری معمولاً عکس نمونه امضای افراد اداره در حافظه سیستم اتوماسیون ذخیره و در صورت نیاز به صورت الکترونیکی در بخش مخصوص درج می‌شود. به خاطر داشته باشید که عناوینی مثل دکتر، مهندس و ... را در قسمت امضاء ننویسید. کاربرد این القاب تنها در سیستم‌های آموزشی و پزشکی مرسوم است.

رونوشت

رونوشت مشخص کننده افراد و اقدامات آنهاست که علاوه بر گیرنده نامه باید از نامه اطلاع پیدا کنند. درباره محل درج رونوشت و چگونگی نوشتن آن بهتر است مقاله رونوشت در نامه اداری را بخوانید که در آن به جزییات زیادی پرداخته شده است.