پیوست در نامه اداری

گاهی مکاتبات اداری در مورد موضوعات یا موارد خاصی هستند که به مستنداتی مربوط می‌شوند و لازم است این مستندات به همراه نامه فرستاده شوند. این مدارک و مستندات می‌تواند در شکل‌های مختلفی ارائه شود؛ مانند:

• نامه‌های دیگر
• عکس
• لوح فشرده
• گزارش‌ها
• فرم‌ها
• جدول‌ها
• اسناد اداری مختلف
• اوراق بهادار
• نقشه
• سایر اطلاعات

اعلام وضعیت پیوست نامه اداری

اگر نامه‌ای نوشته‌اید که با ضمایمی همراه است، بسیار اهمیت دارد که در نامه اصلی به پیوست‌ها اشاره کنید. این کارمعمولا اهمیت حقوقی و حفاظت اطلاعاتی دارد. یعنی چنانچه در نامه اداری به پیوست اشاره شده باشد ولی در زمان دریافت، پیوست همراه نامه نباشد، این مورد از جنبه‌های مختلف قابل پیگیری است. اهمیت دیگر اشاره به پیوست در نامه، جلب توجه خواننده نامه است. زیرا ممکن است در غیر این صورت خواننده به دلیل مشغله به پیوست نامه توجه نکند.

محل اشاره به پیوست در نامه اداری، زیر تاریخ و شماره، سمت چپ سربرگ نامه است که معمولاً جایگاه هر سه این موارد به صورت چاپی مشخص شده است. در گذشته، پیوست نامه تنها با عبارت دارد یا ندارد مشخص می‌شده است. ولی امروزه این نحوه اعلام وضعیت پیوست نامه در صورت وجود، صحیح نیست. درست به همان دلایل حقوقی و حفاظت اطلاعات که به آن اشاره شد، موارد پیوست اعم از تعداد و نوع آنها در این قسمت نوشته می‌شوند. به طور مثال باید این طور بنویسم:

2 نسخه رونوشت نامه به همراه یک عدد لوح فشرده نقشه سایت
3 برگ گزارش حسابداری
2 برگ کپی مدارک هویتی
۱ قطعه عکس پرسنلی و 2 رونوشت از حکم کارگزینی

این نحوه اشاره به پیوست، احتمال گم شدن یا سرقت اطلاعات و اسناد همراه نامه را به حداقل می‌رساند. تنها در صورت نداشتن پیوست، در قسمت پیوست نامه از عبارت ندارد استفاده می‌شود. معمولاً در متن نامه نیز ممکن است به پیوست نامه اشاره شود. مثلاً به این صورت:

فرم کارگزینی و مدارک مورد نیاز به پیوست این نامه ارسال شده است.

نکته: مواردی که باید ضمیمه نامه شوند معمولاً به سمت راست نامه الصاق می‌شوند. بهتر است موارد را با منگنه به نامه اصلی ضمیمه کنید تا احتمال پراکنده یا گم شدن آن کاهش بیاید.