عطف، پیرو و بازگشت؛ سه اصطلاح در نامه‌نگاری اداری

عطف، پیرو و بازگشت اصطلاحاتی هستند که احتمالا شما هم در به کارگیری آنها دچار سردرگمی شدید؛ توصیه می‌کنیم این مقاله را بخوانید تا این ابهام برای همیشه برطرف شود.

وقتی فردی به عنوان فرستنده، نامه‌ای را ارسال می‌کند، یا موضوع نامه برای نخستین بار در حال بررسی یا اعلام است و یا درباره آن نامه سابقه‌ای وجود دارد. اگر موضوع نامه فاقد سابقه قبلی باشد، در مقدمه نامه باید علت نوشتن آن را به روشنی توضیح دهیم. به طور مثال:

با توجه به مشکل قطعی مکرّر برق در منطقه 4 تهران و دریافت شکایات پی‌درپی ساکنان، خواهشمند است....
نظر به استقبال کم‌نظیر دانش‌آموزان از طرح کتابخوانی تابستانه و امکان افزایش ظرفیت‌ کتابخانه‌های مدارس شهرستان....
به استحضار می‌رساند که پروژه آبرسانی به 8 روستا از توابع شهرستان‌های ذکر شده آغاز شده و فاز نخست آن رو به اتمام است.

ولی چنانچه نامه اداری دارای سابقه قبلی باشد، نیازی به عنوان کردن تمام سوابق قبلی و علت نوشتن نامه نیست زیرا فقط سبب طولانی شدن متن اداری می‌شود. به جای آن می‌توانیم گیرنده را با استفاده از قواعد عطف، پیرو و بازگشت به شماره و تاریخ نامه‌های قبلی ارجاع دهیم. از کاربردهای مهم شماره‌گذاری و تاریخ زدن نامه اداری که توسط دبیرخانه‌ها تنظیم و درج می‌شود، همین موضوع است. اما بین عطف، پیرو و بازگشت تفاوت‌هایی وجود دارد که باید از هریک به جای خود استفاده شوند. به نکاتی در این‌باره توجه کنید.

پیرو در نامه اداری

از این عبارت پیرو زمانی استفاده می‌کنیم که نامه‌ای را به دنبال نامه‌ دیگر و با هدف پیگیری موضوع نامه قبلی می‌نویسیم. به بیان ساده‌تر، ما به عنوان شخص فرستنده قبلاً یک نامه درخواست وام به اداره مالی فرستاده‌ایم. حالا قصد پیگیری آن تقاضا را داریم یا مدارک تکمیلی جدیدی به دست‌ ما رسیده که فرستادن آن‌ها هم مفید است و می‌تواند احتمال موافقت با تقاضای ما را تقویت کند. در چنین مواردی برای ارجاع به نامه درخواست قبلی خود از کلمه پیرو در مقدمه نامه اداری استفاده می‌کنیم.

می‌توانیم از عبارت‌های زیر استفاده کنیم:

1- پیرو نامه شماره .... در تاریخ.... در خصوص ...

2- در تعقیب نامه ... شماره ....

پیرو نامه شماره 1032 به تاریخ 20/02/1400 با موضوع تقاضای وام خرید لوازم منزل، مدارک تکمیلی به پیوست ارائه می‌شود.

بازگشت در نامه اداری

نامه بازگشت را در پاسخ به دستور یا تقاضای رسیده می‌نویسیم. به عبارت دیگر، نامه بازگشت یعنی همان پاسخی که در مقام گیرنده، به فرستنده می‌دهیم. نامه بازگشت را می‌توانیم با عبارت‌های زیر آغاز کنیم:

1- در پاسخ به نامه شماره ... به تاریخ ...

2- بازگشت به نامه شماره ... به تاریخ ...

3- جوابیه نامه شماره.... به تاریخ...

بدیهی است که گیرنده نامه اداری و پاسخ‌دهنده در این حالت یک نفر است.

عطف در نامه اداری

گرچه  بسیاری واژه عربی عطف را معادل کلمه فارسی بازگشت می‌دانند، ولی عملاً کاربرد این دو کلمه در مناسبات اداری متفاوت است. می‌توان گفت که عطف را بیشتر در نامه‌های هماهنگی به کار می‌بریم. یعنی جایی که نامه در پاسخ یک نامه ابلاغ شده از مقام بالا همزمان به واحد یا شخص گیرنده و فرستنده، به‌منظور انجام هماهنگی‌های لازم برای پیگیری بین واحدها یا افراد هم‌سطح نوشته می‌شود. همچنین برای اشاره به مصوبه‌ای خاص در پیگیری امور نیز از عطف استفاده می‌شود.

عطف به مصوبه شماره ... هیئت وزیران به تاریخ ... در خصوص افزایش سن استخدام در رده‌های مختلف شغلی...
عطف به ابلاغیه شماره ... معاونت دانشکده به تاریخ ... با موضوع تسریع در روند بررسی طرح‌های پژوهشی...