نحوه شماره گذاری در نامه اداری

شماره نامه، کدی است که در هر سازمان مفهوم قراردادی و خاص خود را دارد و اطلاعاتی مثل واحدهای مربوط به نامه از آن دریافت می‌شود.

نوشتن شماره‌ نامه اداری باعث آسان شدن طبقه‌بندی و جستجوی آن‌ در سیستم اتوماسیون اداری یا بایگانی می شود و در تمام پیگیری‌ها و ارجاع‌های بعدی به عنوان شناسه‌ نامه عمل می‌کند؛ یعنی پیدا کردن نامه در بایگانی فیزیکی یا الکترونیکی بر اساس شماره نامه انجام می‌گیرد. همچنین گاهی یک مسیر اداری در مورد موضوعی خاص، شامل چندین نامه و پاسخ نامه از واحدهای مختلف و به مقاصد متفاوت است. در این صورت، شماره نامه مشخص می‌کند که کدام نامه شامل حکم، دستور پیگیری، پاسخ و غیره، و همچینین در پاسخ به کدام نامه با کدام شماره بوده است. یکی دیگر از کاربردهای شماره نامه، کمک به تشخیص سریع واحد اقدام‌کننده است.

جایگاه شماره گذاری نامه اداری

کار ثبت و شماره‌ گذاری نامه‌ها در گذشته به صورت دستی و در دفترهای اندیکاتور در واحد دبیرخانه انجام می‌شد. اما امروزه معمولاً در سیستم‌های اتوماسیون هر سازمان انجام می‌شود. بهتر است برای پیگیری آسان و دقیق، نویسنده نامه، شماره و تاریخ نامه را به یاد داشته باشد. چنانچه نگارنده یا پاسخ‌دهنده‌ نامه بخواهد به نامه قبلی ارجاع دهد، تنها مجاز است که در متن نامه به شماره نامه فعلی یا قبلی ارجاع دهد.

نحوه شماره گذاری نامه اداری

محل درج شماره نامه معمولا سمت چپ سربرگ و زیر تاریخ است. پس از این دو مورد، پیوست ذکر می‌شود. معمولا فونت این بخش هم مانند دیگر اجزای نامه اداری، رسمی است و از به کاربردن فونت‌های فانتزی اجتناب می‌شود.

کدگذاری یا شماره‌گذاری نامه‌ اداری در هر سازمان یا اداره می‌تواند اختصاصی و منحصر به همان سازمان باشد. مثلاً بعضی از سازمان‌ها یا اداره‌ها کد نامه را تنها با استفاده از اعداد یا ترکیبی از اعداد و حروف می‌نویسند. اعداد، نشان‌دهنده شماره ثبت نامه در سیستم اتوماسیون دبیرخانه یا دفتر اندیکاتور است. معمولاً از حروف الفبا برای مشخص کردن واحدهای اداری مرتبط با نامه اداری استفاده می‌شود. به طور مثال: «م» برای واحد مدیریت، «ک» برای واحد کارگزینی یا «ف» برای واحد فنی و ...

حتی ممکن است در بعضی از سازمان‌ها و ادارات، کدهای دیگری هم در شماره نامه در نظر گرفته شده باشد. مثل: کد نوع نامه (مالی، اداری، حقوقی و ...)، کد شخص نگارنده نامه، کد گیرنده نامه یا کد موضوع نامه (مثلاً درخواست، دستور، حکم، گزارش و ...) و امثال آن. چنین مواردی معمولاً درون‌ سازمانی بوده و برای هر سازمان مفهوم انحصاری خود را دارد.