عنوان یا موضوع نامه اداری

عنوان یا موضوع در نامه اداری از آن جهت مهم است که می‌تواند به دبیرخانه‌ها و یا گیرنده نامه کمک کند تا کار ارجاع و پاسخ‌دهی به آن آسان‌تر شود. نکاتی درباره نوشتن آغاز نامه اداری وجود دارد که در این مقاله قصد داریم به آن بپردازیم.

در اواسط دهه 50 شمسی، سازمان امور اداری و استخدامی وقت مقرر کرد که در نامه‌های اداری، اشاره به گیرنده و فرستنده در قالب «از: ...» و «به: ...» صورت گیرد. یعنی به شکل زیر نوشته شود:  

از: واحد حسابداری
به: واحد کارپردازی

این قالب که از اصول نامه نگاری اداری نظامی الهام گرفته شده بود، به مرور زمان از حالت عمومی درآمد و تنها به نامه‌نگاری‌های درون‌سازمانی منحصر شد. امروزه از این روش کمتر استفاده می‌شود؛ مخصوصا اگر مخاطب نامه، شخصی مافوق باشد.

در زمان کنونی، اگر بخواهیم به عنوان ارباب رجوع، برای یک اداره یا نهاد نامه‌ای بنویسیم، باید سه قسمت عمده را پس از ذکر نام و یاد خدا، برای شروع نامه در نظر بگیریم. این بخش‌ها در واقع مشخص کننده جزییاتی درباره گیرنده نامه است و همچنین علت نوشته شدن نامه را شرح می‌دهد. قسمت‌ها عبارتند از:

1- نام گیرنده نامه

جالب است بدانیم که در تعدادی از مقالات و کتب مربوط به درست‌نویسی در نامه‌های اداری، توصیه شده است از نوشتن نام و نام گیرنده نامه خودداری شود؛ زیرا، احتمال دارد در زمان طی روند اداری ارسال و پاسخگویی به نامه، تغییراتی اتفاق بیفتد و شخصی که نامش در نامه ذکر شوده، از آن موقعیت شغلی جدا شود. در این حالت ممکن است نامه‌ای که مخاطب آن مدیر سابق است بلاتکلیف بماند. همچنین اصل در نامه‌نگاری و به ویژه نامه نگاری اداری، ساده‌‌نویسی و پرهیز از تکلف و تعارفات غیرضروری است و نوشتن نام افراد سبب بروز نوعی صمیمت می‌شود که ممکن است میزان تملق و چاپلوسی را افزایش دهد.

همچنین توجه داشته باشید که اگر برای نوشتن یک نامه اداری، یک شخص مورد خطاب شماست باید نام ایشان را ذکر کنید. بنابراین نوشتن یا ننوشتن این قسمت به شخصیت گیرنده نامه و اهداف شما بستگی دارد.

در صورتیکه لازم دانستید نام و نام خانوادگی گیرنده نامه را ذکر کنید، باید از املای صحیح نام و نام خانوادگی این اشخاص اطمینان حاصل کنید. هرگونه غلط املایی و نگارشی در نوشتن محتوا یا عنوان نامه، مورد پذیرش نیست.

2- سمت گیرنده نامه

مهم‌ترین نکته درباره این بخش، ذکر صحیح سمت گیرنده نامه است. یعنی باید از پیش بدانید که به تناسب موضوعی که نامه نوشتید، باید آن را خطاب به چه کسی بنویسید. مثلا اگر با بخش مالی یک اداره یا سازمان کاری دارید نباید به شخص مدیرعامل نامه بزنید و باید مدیر بخش مالی را مورد خطاب قرار بدهید و در صورتیکه نیاز باشد که مدیر از آن موضوع اطلاع پیدا کند، آن را رونوشت بزنید.

چنانچه گیرنده نامه عناوین و سمت‌های سازمانی متعددی دارد، تنها به نوشتن عنوان مرتبط با محتوای نامه اکتفا کنید. مثلا اگر فردی هم رییس روابط عمومی یک سازمان است و هم مدیریت واحد حسابداری را بر عهده دارد و شما برای تسویه حساب یک فاکتور باید به واحد حسابداری نامه‌ای ارسال کنید؛ لازم است سمت گیرنده نامه را به شکل زیر بنویسید:

مدیر محترم حسابداری سازمان ....

نکته دیگر اینکه احتمالا شما هم در نامه‌های اداری با این عناوین برخورد داشته‌اید یا خودتان تا کنون سمت گیرنده نامه‌های اداری را به این شکل می‌نوشتید:

ریاست محترم اداره....
مدیریت محترم سازمان...
معاونت محترم مالی ...

اما باید توجه داشته باشید که این کلمات به جایگاه اداری فرد برمی‌گردد، نه خود اشخاص. بنابراین مخاطب قرار دادن اشخاص با چنین عناوینی اشتباه است و باید به صورت زیر نوشته شود:

رییس محترم اداره...
مدیر محترم سازمان...
معاونت محترم مالی...

از آنجایی که معمولا نامه‌هایی که برای یک سازمان یا اداره می‌نویسیم، مخاطبی با مقام اداری بالاتر دارد بهتر است کلمه محترم را در ادامه سمت ایشان ذکر کنیم. آنچه در این خصوص باید مدنظر قرار بگیرد، پرهیز از کاربرد القاب و عناوین چاپلوسانه، غیرواقعی و اضافی است. به طور مثال نباید از عبارت‌های زیر استفاده کنیم:

رییس بزرگوار و گرانقدر سازمان ...
مدیر خدوم، دلسوز و شایسته اداره ...

از عناوینی مثل دکتر، مهندس و ... برای افرادی که فاقد آن درجه علمی هستند به هیچ وجه استفاده نکنیم؛ زیرا ممکن است معنای تمسخر بدهد.

3- موضوع نامه

موضوع نامه اداری یک عبارت کوتاه، رسا و گویا درباره محتوای نامه است. با آنکه نوشتن موضوع نامه در آغاز نامه‌های اداری، الزام نیست اما توصیه ما این است که از این بخش صرف‌نظر نکنید؛ زیرا، درج موضوع نامه اداری کمک می‌کند که دبیرخانه یا واحد گیرنده، با تشخیص سریع، نامه را به شخص یا واحد مسئول پیگیری سریعتر ارجاع بدهد. به بیان دیگر، اشاره به موضوع نامه اداری نقش مهمی در سرعت بخشیدن به گردش مکاتبات اداری دارد. موضوع نامه اداری زیر نام و سمت گیرنده نامه ذکر می‌شود. به نمونه‌هایی از موضوعات نامه‌های اداری توجه کنید:

درخواست استخدام
تقاضای وام مسکن
خرید 3 دستگاه رایانه برای واحد حسابداری
حکم اعزام به مأموریت
حکم انتصاب

چند نکته دیگر:

• معمولا برای نوشتن نام گیرنده نامه، سمت اداری و موضوع، از فونت‌های تو پُر استفاده می‌شود که از بدنه اصلی نامه متمایز شود و با خواناتر و برجسته‌تر بودن آن، کار ارجاع آن سریع‌تر انجام شود.
• بهتر است قسمت نام و سمت گیرنده و موضوع نامه با یک اینتر از متن اصلی نامه جدا شود.
• نام و سمت گیرنده نامه و موضوع نامه به صورت راست چین نوشته می‌شود.
• نیازی نیست که پس از ذکر نام و سمت گیرنده نامه، از دو نقطه (:) استفاده کنید.